Stellenbeschreibungen
Hier können Sie sich über die Berufsbilder der Branche informieren.
Administration
Controlling
Unter Controlling ist nicht nur- wie der Name ggf. vermuten ließe -die reine Überprüfung der Unternehmensteile auf Effizienz gemeint. Vielmehr geht es den Kennern der Kennzahlen um eine vorausschauende Steuerung auf der Basis von fundierten Unternehmensplänen (Soll-Ist-Vergleich).
Ein Controller ist für die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsanalysen verantwortlich, gestaltet ein aussagefähiges internes Rechnungs- & Berichtswesen und entwickelt Management-Informations-Systeme (MIS).
Kurz: Der Controller lässt sich als visionärer Steuermann des Unternehmens bezeichnen und ist mit flexiblen Steuerinstrumenten (z.B. der Balanced Scorecard) ausgestattet.
Debitorenbuchhalter
Als Debitorenbuchhalter ist man der Abteilung Finanzbuchhaltung zugeordnet und dem Finanzdirektor / Leiter Buchhaltung unterstellt. Das Aufgabengebiet umfasst meistens die Erstellung sowie edv-technische Erfassung von Ausgangsrechnungen, die Kontierung und Verbuchung von Zahlungseingängen. Auch das Mahnwesen unterliegt dem Debitorenbuchhalter.
Grundlage für eine solche Position ist eine erfolgreich abgeschlossene Berufserfahrung sowie kaufmännische Grundkenntni sse. Da es die gängigste Software ist, sollten Sie sich mit dem MS-Office Paket (insbes. Word und Excel) auskennen. Spezielle Buchhaltungssoftware ist oft von Haus zu Haus unterschiedlich; Kenntnisse hierin sind sicher nicht von Nachteil. Trotz alledem ist diese Position durchaus auch für Berufseinsteiger geeignet, die sich für den grossen Bereich der Finanzbuchhaltung interessieren, gern mit Zahlen und sehr gewissenhaft arbeiten.
Das Pendant zum Debitorenbuchhalter für den Bereich "Eingangsrechnungen" ist der Kreditorenbuchhalter -je nach Grösse eines Hauses werden aber auch beide Bereiche von einem Buchhalter betreut!
Direktionsassistent
Die Position des Direktionsassistenten ist wohl die, die am vielfältigsten ausgelegt werden kann. Von der"Rollschuh-Nummer" - spricht man, wenn ein Direktionsassistentim Laufe des Tagein allen Abteilungentätig ist(Frühstücksservice, Check-out, Zimmer reinigen, Lunchservice etc.).
Oftmals ist die Position auch mit der des Direktionssekretariats gekoppelt und hat einen bestimmten Tätigkeitsschwerpunkt, z.B. Logis, F&B oder Personal. Diesbedeutet, dass man als Assistent für einen Bereich die Abteilungsleiterfunktion inne hat und gemeinsam mit der Direktion für alle anderen Bereiche Ansprechpartner ist.
Eine solide Grundausbildung sowie erste Berufserfahrungen, bevorzugt natürlich in dem Bereich, der später den Schwerpunkt bildet, sind Voraussetzung für diese Stelle.
Direktionssekretariat
Hand auf´s Herz, meistens sind des Damen, die der Direktion das Sekretariat führen und somit für einen reibungslosen Ablauf sorgen -daher an dieser Stelle die bewusste Entscheidung für die weibliche Form!
Als Direktionssekretärin unterstützt man den Direktor in allen administrativen Belangen, wie z.B. Organisation der Wiedervorlage und Führen des Kalenders (Terminerinnerungen und entspr. Koordination), Bearbeitung der Korrespondenz (teils frei, teils nach Stichworten, teils nach Diktat), Reiseplanung und - organisation, Ko ntaktpflege zu anderen Sekretariaten etc.
Für diese Position sind gute Umgangformen (persönlich wie telefonisch), ein ausgeprägtes organisatorisches Talent, sehr gute PC Kenntnisse (der hotelspezifischen Software ebenso sowie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation) wichtig.
Die Direktionssekretärin arbeitet zunächst während "normaler" Bürozeiten, ist jedoch oft an die Belange des Direktors gekoppelt, was Arbeiteinsatz am Abend oder am Wochenende bedeuten kann. Ausserdem werden in verschiedenen Häusern auch die Sekretärinnen für Duty Management eingeteilt.
Executive Assistant Manager/EAM
Die Abgrenzung zu einem Resident Manager ist inhaltlich sehr schwierig, beide Titel werden oft gleichwertig verwendet. Somit ist auch der Executive Assistant Manager quasi der "zweite Mann" im Hotel, der direkt an den General Manager berichtet.
Manchmal ist die Position mit einem Schwerpunkt (F&B oder Logis) versehen, so dass der EAM den Zusatz "in charge of" versehen, u m dies zum Ausdruck zu bringen. Wie auch der Resident Manager ist der EAM für die Sicherstellung eines reibungslosen operativen Ablaufs verantwortlich und in Zusammenarbeit mit dem General Manager für strategische Angelegenheiten.
Finanzwesen
Ein optimiertes Finanzwesen ist wesentliche Voraussetzung für den Unternehmenserfolg. Dieser Bereich bietet ideale Einstiegsvoraussetzungen für Ein- und Aufsteiger mit analytischem Geschick und Sinn für Zahlenwerke.
Der Aufgabenbereich erstreckt sich von Fragen zur Kapitalausstattung bis hin Liquiditäts- und Rentabilitätsfragen sowie deren Sicherstellung.
Von den Zahlenspezialisten werden Planung und Analyse der Unternehmensfinanzen verlangt, die als Grundlage für Ziele, Strategien und Beurteilungskriterien dienen.
Zur sicheren Bewertung von Kredit-, Zins- und Währungsrisiken, muss ein Mitarbeiter im Finanzwesen den Markt gut kennen & bewerten können. Für die Zusammenarbeit mit Banken und Kunden gibt die Finanzabteilung "Regeln & Grenzen" vor.
Das Finanzwesen steuert und überwacht also nicht nur die Zahlungsströme und sichert die Liquidität (Cash Management), es entwickelt auch Kriterien zur Erfolgsmessung (Benchmarking).
Geschäftsführender Gesellschafter
Als geschäftsführender Gesellschafter ist man -alleinig oder neben weiteren Gesellschaftern -mit der Wahrnehmung der Geschäftsleitung betraut. Im Gegensatz zum Geschäftsführer / Geschäftsführenden Direktor ist man jedoch anteilig an der Gesellsch aftbeteiligt (bei einer AG durch Erwerb von Aktien, bei einer GmbH durch Übernahme von Anteilen). Diese Beteiligungen müssen immer notariell beurkundet werden.
Geschäftsführung / Geschäftsführender Direktor
Im Gegensatz zum Direktor, der per klassischem Dienstvertrag eingestellt wird, ist ein geschäftsführender Direktor ein gesetzlicher Vertreter und verantwortlicher Leiter eines Hotels / einer Hotelgesellschaft (mbH).
Der Geschäftsführende Direktor muss nicht gleichzeitig Gesellschafter sein (im Gegensatz zum geschäftsführenden Gesellschafter).
Ein Geschäftsführer wird per Gesellschaftsvertrag oder durch die Gesellschafterversammlung, die auch den Anstellungsvertrag schließt, bestellt. Als ges chäftsführender Direktor ist eine Eintragung in das Handelregister Pflicht.
Bei grober Pflichtverletzung haftet der geschäftsführende Direktor gegenüber der Gesellschaft.
Hoteldirektor/Direktor/Hotel Manager
Diese drei Begriffe werden oft gleichwertig verwandt; allerdings ist es auch in diesem Falle so, dass die Kompetenzen und Pflichten, die mit der Position gekoppelt sind, sehr verschieden sein können.
Direktoren sind mit der eigenverantwortlichen Leitung eines Hauses betraut. Ihr Aufgabengebiet ist vielschichtig und erstreckt sich vom Erkennen und Verfolgen von strategischen Zielen zur Erfolgssicherung des Hauses über die Organisation und Koordination sämtlicher Betriebsabläufe bis hin zur Entwicklung und Umsetzung von Verkaufskonzepten für das Unternehmen. Auch die Führung und Organisation aller Abteilungen und Mitarbeiter ist Angelegenheit des Direktors.
Als Direktor ist man ebenfalls zustän dig für die Mitarbeitereinsatzplanung sowie die Erarbeitung von Zielvorgaben für alle Abteilungen.
In Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern aus den Bereichen F&B, Sales und Front Office konzeptioniert ein Direktor z.B. die F&B Angebotsgestaltung, Preiskalkulation, Preisvergleiche sowie Inventuren oder die Entwicklung und Umsetzung von Saleskonzepten. Auch die Überwachung der Kontingentverwaltung, des Volumengeschäfts sowie die Zimmerdisposition gehören zum breit gefächerten Aufgabengebiet.
Das Setzen von Standards sowie deren Überprüfung & Anpassung(ggf. nach Konzernrichtlinien) fällt ebenso in den Tätigkeitsbereich wie die Erstellung, Kontrolle und ggf. Anpassung des (Umsatz-Kosten) Budgets.
Unter Umständen kümmert sich ein Hoteldirektor auch um die Vertragsverhandlungen mit Lieferanten und Veranstaltern und den monatlichen Soll-Ist Vergleich sowie die Erstellung des Monatsberichts für die Geschäftsführung.
Hotel Jobs als Hoteldirektor
Kreditorenbuchhalter
Als Kreditorenbuchhalter ist man der Abteilung Finanzbuchhaltung zugeordnet und dem Finanzdirektor / Leiter Buchhaltung unterstellt. Das Aufgabengebiet umfasst meistens die Erstellung sowie edv-technische Erfassung von Eingangsrechnungen, die Kontierung und Verbuchung von Zahlungsausgängen.
Grundlage für eine solche Position ist eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung sowie kaufmännische Grundkenntnisse. Da es die gängigste Software ist, sollten Sie sich mit dem MS-Office Paket (insbes. Word und Excel) auskennen. Spezielle Buchhaltungssoftware ist oft von Haus zu Haus unterschiedlich; Kenntnisse hierin sind sicher nicht von Nachteil. Trotz alledem ist diese Position durchaus auch für Berufseinsteiger geeignet, die sich für den grossen Bereich der Finanzbuchhaltung interessieren, gern mit Zahlen und sehr gewissenhaft arbeiten.
Das Pendant zum Kreditorenbuchhalter für den Bereich "Ausgangsrechnungen" ist der Debitorenbuchhalter - je nach Grösse eines Hauses werden aber auch beide Bereiche von einem Buchhalter betreut!
Personalassistent
Die Assistentenposition im Personalbüro ist oftmals -ebenso wie die Sachbearbeiter-Position -die Einstiegsposition. Ein Personalreferent übernimmt teils b ereits die Stellvertretung des Personalleiters.
Personalreferent
Als Assistent untersteht man der Personalleitung und ist Ansprechpartner für die Geschäftsleitung sowie alle Mitarbeiter in personellen Belangen.
Es gehört zum Aufgabengebiet des Assistenten, Personalbedarf mit den Abteilungsleitern abzustimmen, entsprechend Mitarbeiter zu rekrutieren (inkl. Schaltung von Anzeigen, Koordination der Gespräche, Schriftverkehr etc.) und die Formalitäten für Personalein- und austritte zu regeln. In Zusammenarbeit mit dem Abteilungsleiter erstellt der Assistent das Personalbudget und unterstützt die einzelnen Abteilungen bei der Kontrolle der jeweiligen Personalkosten. Richtlinien bzgl. Einstellungsprocedures, Überstunden , Guttage, Urlaub etc. werden vom Referenten mitgestaltet und deren Einführung begleitet.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird vom Assistenten überwacht und relevante Informationen weitergeleitet. Die Personalbedarfs- und Â? Einsatzplanung wird durch ihn überwacht. Auch für die Kontaktpflege zu lokalen Institutionen (Arbeitsamt, Gesundheitsamt, Krankenkassen, IHK etc.) wird durch den Personalassistenten betrieben.
Auch administrative Aufgaben werden durch den Sachbearbeiter erfüllt: Hierzu gehört die Pflege des Ablagesystems ebenso wie die der Personalakten, die tägliche Korrespondenz, Kenntnis & Einhaltung hausinterner sowie gesetzlicher Vorschriften etc. Auch im Bereich Arbeitsrecht sollte ein Assistent ausbaufähige Grundkenntnisse haben.
PR-Manager
Kreative Kommunikationstalente werden immer wichtiger, wenn es darum geht ein Unternehmen in der Öffentlichkeit optimal in´s rechte Licht zu rücken.
Für den Erfolg eines Hotels wird sein Erscheinungsbild in der Öffentlichkeit (CI- Corporate Identity) immer wichtiger. PC-Profis pfleg en die Beziehungen zur "Außenwelt" systematisch. Die Adressaten dieser Bemühungen sind sehr vielfältig: Medien, Kunden, Lieferante, Aktionäre, Institutionen etc. sind nur einige. Besonderes Gewicht hat die Unternehmenskultur und - politik in diesem Bereich. Auch Unternehmenswerbung mit Imagekampagnen sowie Personalmarketing können zum Aufgabenbereich gehören. Sehr stark gewachsen sind auch die Anforderungen für die PR-Arbeit in den Bereichen um das Internet, wie z.B. e-mailings oder Newsletter.
Allerdings zählen auch Pressekonferenzen, Ausstellungen, Tage der offenen Tür und Wettbewerbe zur strategischen PR-Arbeit.
Prokurist
Der Prokurist hat -in das Handelsregister einzutragende -umfassende Handelsvollmacht mit gesetzlich festgelegtem Umfang (vgl. §§48-53 HGB). Die Prokura berechtigt zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen. Der Prokurist kann den gesamten Geschäftsverkeh r führen, Wechsel zeichnen Prozesse anstrengen, Verbindlichkeiten eingehen, Erklärungen vor Gericht abgeben etc.
Prokura wird nur durch ausdrückliche Erklärung des Inhabers eines Unternehmens, bzw. durch seinen gesetzlichen Vertreter erteilt. Befolgt der Prokurist die Weisungen des Geschäftsherren nicht, kann er schadenersatzpflichtig sein.
Prokura ist nicht übertragbar und erlischt durch Widerruf, durch Beendigung des Dienstverhältnisses oder durch Tod des Prokuristen.
Rechnungswesen
Im Rechnungswesen werden alle Informationen über vergangene sowie geplante Geschäftsvorgänge, die betriebswirtschaftlich relevant sind, zahlenmäßig erfasst und dokumentiert.
Für die Bilanzierung v on Unternehmen gelten die Regeln des Handels- und des Steuerrechts: Hierzu gehören die Erstellung der Jahresabschlüsse, der Zwischen- und ggf. der Konzernbilanzen.
Ein Manager im Rechnungswesen ist z.B. verantwortlich für die Verhandlungen mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern sowie für das interne Berichtswesen.
Hier werden Grundlagen für strategische Entscheidungen erarbeitet, wie z.B. Bilanzanalysen, Vergleichsrechnungen oder betriebswirtschaftliche Statistiken. Auch die Kostenrechnung nimmt eine wichtige Stelle ein: Die Durchführung und Kontrolle der Kostenstellen-, Kostenarten- und Kostenträgerrechnung nimmt einen großen Teil des Aufgabengebiets im Rechnungswesen ein.
Resident Manager
Die Position des Resident Managers gibt es nicht unbedingt in jedem Hotel, eher in großen Häusern der Kettenhotellerie, jedoch auch hier nicht in jedem.
Wenn vorhanden, dann ist der Residen t Manager nach dem Direktor (Regional Direktor, General Manager etc.) der "zweite Mann" im Haus und somit verantwortlich und weisungsbefugt für alle Mitarbeiter / alle Abteilungen im Hotel. Natürlich ist der Resident Manager für die Einführung von Produkt- und Servicestandards in den einzelnen Abteilungen ebenso verantwortlich wie für die operative Positionierung am Markt, für die Preisfindung, die Planung des "Business Mixes" und die Erschließung von neuen Märkten.
In manchen Ländern / Kontinenten wird vom Resident Manager erwartet, dass er "on property" (also im Hotel) wohnt.
Die Abgrenzung zu einem Executive Assistant Manager ist inhaltlich sehr schwierig, die beiden Titel können durchaus gleichwertig verwendet werden.
Sachbearbeiter Finanzbuchhaltung
Mit Teammitglied der Finanzbuchhaltung untersteht der Sachbearbeiter dem Finanzdirektor oder Leiter Buchhaltung. Sein Aufgabengebiet erstreckt sich von der Mitverantwortung für ordnungsgemässe und periodengerechte Führung der Fi nanzbuchhaltung über die Mitwirkung bei der Erstellung des Monats- sowie Jahresabschlusses.
Auch die Kontenpflege sowie Abstimmung der einzelnen Konten fällt in das Tätigkeitsfeld eines Sachbearbeiters in der Finanzbuchhaltung. Teils kontiert und erfasst der Sachbearbeiter auch alle Zu- und Abgänge des Anlagevermögens.
Für die Position eines Sachbearbeiters ist eine erfolgreich abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung notwendig. Selbständigkeit und Teamgeist sollten sich in dieser Funktion nicht ausschliessen. EDV-Kenntnisse, Sprachen und Spass im Umgang mit Zahlen sind absolutes Muss!
Vice President (VP)
Zu Deutsch: Vize-Präsident. Eine Titelbezeichnung die es hauptsächlich bei den großen (nationalen/internationalen) Hotelkonzernen gibt. Diese Position ist direkt unter der Vorstandsebene angesiedelt und entsprechend mit umfangreichen Handlungskompetenzen ausgestattet.
Meistens trägt der VP Verantwortung für einen bestimmten Bereich, wie z.B. VP Finance, VP Marketing, VP Human Resources etc. und ist in dieser Funktion den Mitarbeitern in der Hauptverwaltung sowie in den einzelnen Häusern überstellt. Gemeinsam mit der Unternehmensführung ist der Stelleninhaber für strategische Entscheidungen sowie deren Umsetzung verantwortlich. Eine umfangreiche praktische Erfahrung sowie ein Studium mit Schwerpunkt im angestrebten Fachbereich sind sicherlich Voraussetzungen für diese Position.
Vorstand
Der Vorstand einer Aktiengesellschaft wird vom Aufsichtsrat bestellt. Seine Amtszeit beträgt höchstens fünf Jahre, jedoch ist eine erneute Bestellung nach Ablauf möglich. Bei einem mehrköpfigen Vorstand kann der Aufsichtsrat ein Mitg lied zum Vorstandsvorsitzenden ernennen.
Der Vorstand leitet die AG in Eigenverantwortung und vertritt diese. Bei Pflichtverletzungen sind die Vorstandsmitglieder der Gesellschaft gegenüber zum Ersatz des entstandenen Schadens verpflichtet.
